Jak dbać o finanse w małej firmie?

Prowadzisz działalność ale nie znosisz cyferek i sprawy finansowe zostawiasz księgowemu? Jednak księgowość to w większości ewidencja zdarzeń finansowych za które ty odpowiadasz. Zobacz, jak nie będąc specjalistą możesz na co dzień dbać o finanse swojej firmy.

Od razu zastrzegę, piszę z myślą o małych przedsiębiorcach, o firmach, które nie mają własnych działów i dyrektorów finansowych. Nie jest to też artykuł o prowadzeniu księgowości, optymalizacji podatkowej czy wyliczaniu opłacalności inwestycji.

Zapominanie o płatnościach, znajdowanie i przekazywanie księgowej faktur dawno po terminie rozliczenia, płatności z opóźnieniem i odsetkami, nieściągalne należności od klientów, wpadnięcie w długi to codzienność wielu przedsiębiorców.

Aby nie dopuścić do wyżej wspomnianych problemów musisz spojrzeć całościowo na swoją działalność, począwszy od samej struktury firmy, poprzez tworzenia oferty i cennika, pozyskiwanie klientów i partnerów, po rozliczenia, wydatki i inwestycje.

Dlaczego to ty musisz zadbać o finanse swojej firmy?

W tym momencie możesz stwierdzić: „przecież od tego jest księgowa albo biuro rachunkowe”. Księgowość to w większości ewidencja i raportowanie już zaistniałych zdarzeń, które wywołasz swoją działalnością. Być może księgowy podpowie ci kilka rozwiązań, ale nie będzie nadzorować całości spraw finansowych. Pamiętaj, nikomu nie zależy na twojej firmie w takim stopniu, jak tobie.

Spójrz na finanse w dwóch obszarach: zarabiania i wydawania. Paradoksalnie, kwestia zarabiania jest niejednokrotnie bardziej zaniedbana i przysparza więcej problemów, niż wydatki.

Zadbaj o przychody i ureguluj rozliczenia między wspólnikami

Jeśli zakładasz spółkę, na samym początku ustal kwestię rozliczeń. Kto i za co odpowiada, kto i za co płaci, kto i co wnosi do spółki i jak dzielimy się zyskiem. Trzeba to uregulować, nawet jeśli partnerem jest ktoś bliski, kogo dobrze znasz, brat, siostra, najlepszy przyjaciel, czy dobry kolega z pracy. Gdy w grę wchodzą pieniądze, okazuje się, że każdy ma inną wizję podziału zysku.

Niestety, na tle finansowym dochodzi często do nieporozumień i pretensji, które kończą się nie tylko rozpadem spółki, ale nawet zerwaniem znajomości. Jeśli już prowadzisz spółkę a jeszcze nie uregulowałeś rozliczeń finansowych, zrób to jak najszybciej i zrób to na piśmie. To właściwie powinna być część umowy spółki.

Zainwestuj w dobrego księgowego

W twojej misji utrzymania porządku w finansach potrzebujesz wsparcia. Takim partnerem będzie dobry księgowy. Mówiąc „dobry” mam na myśli osobę profesjonalną, rzetelną i odpowiedzialną, która również wyjaśni i doradzi w różnych sytuacjach. Szukając księgowego kieruj się opiniami innych przedsiębiorców, zakresem działalności biura oraz jego podejściem do kwestii odpowiedzialności.

Nie każdy księgowy jest specjalistą w swoim fachu. W Internecie znajdziesz pełno historii, sama też słyszałam od znajomych, o problemach firm przez zaniedbania i błędy biur rachunkowych. Urząd wzywa przedsiębiorcę, nie księgowego i na przedsiębiorcę nakłada kary finansowe. Nie zawsze nawet udaje się odzyskać od biura odszkodowanie.

Lepiej zdecydować się na droższe, ale rzetelne biuro, niż potem tracić czas, pieniądze i nerwy na wyjaśnianie i odkręcanie błędów.

Zadbaj o finanse w firmie i przemyśl swój cennik

Ustalenie cennika, czy też polityki cenowej firmy, nie jest prostą sprawą, ponieważ trzeba wziąć pod uwagę wiele czynników. To nie tylko koszty stałe plus narzut. Ważny jest charakter rynku i obecna sytuacja, profil klienta, działania konkurencji, cykl życia produktu, sposób w jaki chcesz pozycjonować swój produkt lub usługę na rynku.

Zdobądź wiedzę o ustalaniu cen. Na rynku jest wiele książek i opracowań na ten temat. Nie podążaj bezmyślnie za modnymi pomysłami z Internetu, ale zawsze zastanów się, co jest celem takiego rozwiązania i jakie korzyści może to przynieść w twojej sytuacji.

Na przykład popularne ostatnio pakiety, np. podstawowy – standardowy – premium, mają na celu skłonienie klienta do zostawienia większej kwoty w naszej firmie, w zamian za dodatkowe produkty, czy usługi. Im więcej opcji w ofercie, tym wyższa cena. Czasem też większy upust cenowy otrzymuje klient, który wykupi roczną subskrypcję, niż ten, który kupi dostęp na jeden miesiąc.

Często jednak widzę w sieci cenniki, które oferują nielogiczne rozwiązania. Nie przystają one na przykład do charakteru usługi. Warto też uważać z obniżkami, bonusami, prezentami i oferowaniem czegoś za darmo. Można w ten sposób przyciągnąć typ klientów, którzy szukają lepszych dodatków i darmowych opcji. Trudno będzie ich zatrzymać przy regularnej cenie. Znam pewnego nauczyciela angielskiego, który stracił dużo czasu i o mało nie zbankrutował udzielając głównie darmowych, pokazowych lekcji.

Ustal zasady rozliczeń z klientami

Tworząc cennik pomyśl o całej polityce cenowej i rozliczeniach z klientami. W jakiej sytuacji i w jakiej wysokości będziesz udzielać rabatów? Od czego będzie zależeć zróżnicowanie cenowe? Czy zastosujesz płatność w ratach, przedpłatę, płatność z góry, czy dopiero po iluś dniach. W jakiej sytuacji podniesiesz ceny i jak o tym poinformujesz klientów? Co zrobisz w przypadku presji na obniżenie ceny?

Pamiętaj, że klienci czują się bezpiecznie, jeśli wiedzą, jakie są zasady i czego mogą się spodziewać. Również ty trzymaj się własnych zasad i bądź konsekwentny. Monitoruj wpływy na konto i wysyłaj przypomnienia, jeśli klienci spóźniają się z płatnościami. Często platformy i programy do fakturowania mają opcje monitorowania i automatycznego wysyłania monitów. Można też znaleźć programy do monitorowania finansów w firmie, a w ostateczności nawet prowadzić taką ewidencję w arkuszu kalkulacyjnym, czy zwykłym notesie.

Przygotuj wcześniej treści upomnień o płatności i przemyśl, co zrobisz, jeśli mimo monitów klient nie zapłaci za towar lub usługę.

Jeśli twoim klientem jest duża firma, która dyktuje warunki, weź pod uwagę ryzyko jakie może się z tym wiązać. Wiele dużych firm płaci dostawcom i podwykonawcom po 90-ciu a czasem nawet 180-ciu dniach. Często są to rzeczywiście duże kwoty, ale czy przetrwasz pół roku bez tych pieniędzy?

Sprawdzaj rzetelność klientów

Niestety na rynku nie brakuje nieuczciwych osób i firm. Postaraj się dowiedzieć jak najwięcej o swoich klientach i kontrahentach. W Internecie można obecnie znaleźć naprawdę sporo informacji. Jeśli współpracujesz ze spółką, sprawdź w KRS kto może ją reprezentować. Poszukaj informacji o ostatnich działaniach twoich partnerów, zajrzyj na ich strony internetowe i media społecznościowe.

Czasem wystarczy wpisać nazwę firmy i „opinie”, „współpraca”, „płatności” aby uzyskać sporo ciekawych wyników. Ja takim prostym sposobem uchroniłam się przed współpracą z nierzetelną szkołą językową. Oszukani lektorzy przestrzegali przed nią na różnych forach i grupach.

Nie licz pieniędzy, których jeszcze nie masz

Jak można liczyć pieniądze, których się nie ma? Sporo przedsiębiorców niestety to robi. Szykuje się świetny kontrakt, czy projekt, pojawiają się znaczące kwoty i wyobraźnia zaczyna pracować. Niektórzy już na tym etapie zaliczają takie sumy do zysków. Gorzej, jeśli coś kupują na konto przyszłych wpływów. Przecież pieniądze zaraz będą i wszystko się pospłaca.

Pieniędzmi możesz zarządzać dopiero, gdy pojawią się na twoim koncie. Od ustaleń i negocjacji do tego momentu jeszcze daleka droga i wiele może się zmienić. Nawet podpisane umowy nie gwarantują, że dostaniesz wynagrodzenie, albo że dostaniesz je w takiej właśnie kwocie. Wysłana do klienta faktura też nie zapewnia wpływu na konto. Klient może się wycofać, zerwać umowę, zmienić zakres prac. Może też wnieść reklamację, domagać się obniżenia ceny z różnych powodów, mogą pojawić się problemy w realizacji i kary umowne. Wreszcie, o czym była mowa powyżej, po prostu może nie zapłacić za twoją fakturę.

Dbaj o koszty w firmie i oddziel finanse osobiste od firmowych

W jednoosobowej działalności czy spółce cywilnej granice między „firmowe” a „prywatne” często się zacierają. Bywa, że nie ma osobnego konta firmowego, więc z tej samej puli bierze się środki na wydatki firmowe i domowe. W ten sposób łatwo stracić kontrolę i przeżyć niemiłe zaskoczenie, gdy okaże się, że nie ma pieniędzy na zapłatę należności. Jeszcze gorzej, gdy przez zaległości w płatnościach na konto wejdzie komornik.

Dlatego lepiej oddziel finanse domowe od firmowych. Wypłacaj sobie wynagrodzenie na prywatne konto dopiero, gdy uregulujesz wszystkie należności za dany miesiąc. Trzymaj też na rachunku pewną kwotę rezerwową na niespodziewane wydatki firmowe. Staraj się nie dokładać z oszczędności domowych, bo wtedy nie wiesz, czy twoja działalność jest opłacalna, czy też jedynie toczy się wspierana zarobkami członka rodziny.

Zarządzaj kosztami w firmie planując wydatki firmowe

Pod koniec każdego roku twórz plan wydatków na kolejny rok. Zastanów się, czy sprzęt i urządzenia nie wymagają wymiany lub modernizacji, może są konieczne większe zakupy albo inwestycje. Określ kwotę, jaką możesz wydać na promocję i reklamę a także na podnoszenie kwalifikacji. Zorientuj się, czy nie szykują się jakieś podwyżki albo nowe obciążenia podatkowe.

Stwórz sobie plan wydatków, chociażby na kartce z kalendarza, ważne żeby widzieć na jednej stronie cały rok. Rozpisz sobie wszystkie wydatki, nawet jeśli na dziś nie znasz jeszcze dokładnie sum. Rozpiska będzie ci przypominać, co cię czeka. Dzięki temu unikniesz sytuacji, że nie masz nic na koncie gdy przychodzi termin ważnej płatności. Ustaw przypomnienia, żeby nie przeoczyć ważnych płatności.

Współpracuj z księgowym

Zapytaj swojego księgowego, jakie zestawienia i raporty może ci przekazywać. Jeśli nie rozumiesz jakieś terminologii albo dlaczego dana rzecz jest w takiej a nie innej kategorii, to pytaj. Wiele rzeczy jest wyjaśnionych w prosty sposób w Internecie, w poradnikach przedsiębiorców, na stronach biur księgowych. Wystarczy wpisać zapytanie w wyszukiwarkę.

Nie zasłaniaj się niechęcią do cyferek i wykresów. Chociaż raz w miesiącu możesz poświęcić trochę czasu na przyjrzenie się swoim finansom. Nie musisz od razu wyliczać współczynników rentowności. Po prostu porównuj wyniki między okresami, zobacz ile stanowią koszty, co na te koszty się składa, czy wzrosła sprzedaż w okresie prowadzonej przez ciebie promocji, jakie produkty czy usługi sprzedają się najlepiej, którzy klienci są najbardziej problematyczni.

Dzięki takim analizom możesz zidentyfikować ryzykowne obszary, obniżyć koszty i poprawić wyniki swojej firmy.

Analizuj zasadność kosztów w firmie

Wiele firm mimo ciekawej oferty i dużych obrotów wcale nie notuje wysokich zysków, bo większość przychodów zżerają koszty. Zauroczeni kwotami brutto przedsiębiorcy mogą nawet nie zdawać sobie sprawy, że większość tych sum oddadzą innym. Oczywiście części kosztów nie da się uniknąć, ale warto przemyśleć, czy na pewno wszystko, na co wydajemy środki, jest z korzyścią dla naszej działalności.

Zastanów się, które wydatki przyniosą realną korzyść a co jest tylko budowaniem fasady na pokaz albo chwilowym kaprysem. Niestety znam przedsiębiorców, którzy próbują działać na starych, zawieszających się komputerach z pirackim oprogramowaniem, bo pieniądze poszły na wypasione auto. Nie oglądaj się na innych, gdzie mają siedziby i kto im projektował biuro, jakie robią kampanie reklamowe i ile osób dla nich pracuje. Zawsze zastanów się czy wydatki z tym związane mają uzasadnienie w twojej sytuacji.

Bądź ostrożny w zaciąganiu kredytów

Według niektórych, jedynie słusznym rozwiązaniem jest finansowanie działalności poprzez kredyty. Skoro banki dają, to trzeba brać, bo po co wykładać własne pieniądze, kiedy można cudze. Niestety takie przekonania doprowadziły do wielu dramatów. Zaczyna się niewinnie, oferta, okazja, promocja, bez opłat, bez prowizji, bez formalności, prosto, łatwo i przyjemnie. Wystarczy jednak trudność w spłacie kredytu, bo na przykład klient zwleka z płatnością i boleśnie poznajesz drugą stronę medalu.

Czasami kredyt jest konieczny. Na przykład wtedy, kiedy nie masz środków, żeby kupić maszyny, które pozwolą usprawnić produkcję albo towar, na który masz odbiorców. Taka inwestycja powinna umożliwić ci spłacić kredyt i jeszcze zarobić. O ile wszystko pójdzie dobrze. Gorzej, kiedy z kredytu spłacasz inne zobowiązania albo pokrywasz koszty, które nie przekładają się w żaden sposób na zwiększenie przychodów firmy.

Pamiętaj, że kredyt bankowy nie jest twoim jedynym zobowiązaniem. Jeśli masz do zapłaty faktury z odroczonym terminem, to też jakbyś zaciągnął kredyt u swoich kontrahentów. Pamiętaj też o płatności do urzędów, czynszu, mediach, tych opłatach, które musisz ponieść ze względu na przepisy czy zawarte umowy. Zobacz jaka jest suma twoich zobowiązań i jaki stanowi procent twoich przychodów. Czy to jest bezpieczne dla twojej działalności? Czy będziesz w stanie pokrywać te zobowiązania, czy grozi ci wpadnięcie w długi, utrata płynności i w rezultacie bankructwo?

Aby dbać o finanse w małej firmie mądrze oszczędzaj i inwestuj

Oszczędzanie wciąż nie jest popularne w naszym kraju, podobno 10% firm w ogóle nie ma oszczędności. To bardzo ryzykowne postępowanie. Powinieneś mieć chociażby tak zwaną poduszkę finansową na wypadek nieprzewidzianych wydatków. Specjaliści mówią, że minimum to trzykrotność miesięcznych wydatków. Ta suma powinna być zdeponowana na lokacie, lub rachunku oszczędnościowym tak, żeby przypadkiem nie wydać tych pieniędzy na inny cel (w chwili pisania depozyty są zupełnie nieopłacalne, ale może się to wkrótce zmieni).

Jeśli nauczysz się oszczędzać, będziesz w stanie odkładać większe sumy i zyskasz pewną swobodę i niezależność. Oszczędzanie zmienia człowieka. Spada skłonność do szastania pieniędzmi i konsumowania wszystkich zysków. Zobaczysz, że dużo więcej satysfakcji, niż kupno nowej limuzyny, przynoszą mądre inwestycje w różnych obszarach twojej działalności.

Nie bój się nieznanego, zdobywaj wiedzę

Niechęć wielu przedsiębiorców do spraw finansowych wynika z tego, że jest to nieznany i niełatwy obszar. Prowadząc firmę nie uciekniesz jednak od tego tematu. Gorzej, jeśli wypłynie on w postaci nawarstwionych problemów grożących poważnymi konsekwencjami. Nie dopuść do tego. Zdobądź podstawową wiedzę i kontroluj swoje sprawy finansowe .

Jak wspomniałam, jest wiele poradników i opracowań dla przedsiębiorców wyjaśniających na przykładach różne zagadnienia. Gminy często organizują szkolenia dla lokalnych firm, na których pojawia się tematyka finansów. Jest też mnóstwo książek, wiele napisanych w całkiem jasny i przystępny sposób. Zobacz, jakie lektury polecają inni przedsiębiorcy na grupach, forach i portalach gospodarczych.

Życzę ci wysokich słupków zysków! 🙂

Jeśli uważasz, że ten artykuł może kogoś zaciekawić, udostępnij go na mediach społecznościowych lub prześlij mailem. Wystarczy kliknąć w którąś z ikon poniżej.

Artykuły z tej serii znajdziesz klikając w tag 10×10